CRM

Dashboard

Le dashboard de la partie CRM permet de visualiser les statistiques clefs suivantes:

1. Lead Statistics (Statistiques en rapport avec vos prospect)
2. Calendar Statistics
3. Amount of latest leads (Nombre de prospects créer par période)
4. Sales board (Nombre de prospects ayant comme status "Sells" par période)
5. Today's events (Liste des événements pour la journée en cours par type)
6. Today's notes

Lead Statistics

• Module: Nombre de modules existants dans le CRM.
• Average filling: Pourcentage de prospects pour lesquels au moins un commentaire a été écris.
• Comments: Nombre de commentaires écris tout prospects confondu.
• Add today: Nombre de prospects créer/téléverser aujourd'hui.

Calendar Statistics

• Calls: Nombre d’événements de type "Appel".
• Tasks: Nombre d’événements de type "Tache".
• Appointments: Nombre d’événements de type "Rendez-vous".
• Today: Nombre d’événements pour la journée en cours, tout type confondu.

Today's notes

Dans cette encart, vous avez la possibilité d’écrire des notes (penses-bêtes) qui ne seront visible que pendant la journée en cours.

Si vous êtes administrateur, vous pouvez visualiser ces statistiques pour d'autre utilisateurs grâce au sélecteur se trouvant dans le coin supérieur droit de la section:

Customers (Gestion des prospects)

Dans cette section, vous allez pouvoir créer, supprimer, modifier, gérer les prospects se trouvant dans votre CRM.

Dans ce tableau, vous pouvez visualisez les informations se rapportant a vos prospect.

Dans le coin supérieur droit, vous pouvez voir le nombre de prospect stocker dans votre système. A gauche de cette indicateur, vous avez l'icone vous permettant de sélectionner les colonnes a visualiser dans votre tableau.

Dans la colonne se trouvant a l’extrême gauche du tableau, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs prospect.

Cette action déclenchera l'apparition d'un nouveau menu contextuel, a gauche du tableau, permettant d'appliquer une action a plusieurs prospect, en chaîne.

Dans ce menu contextuel, plusieurs actions sont possibles:

• Convert to: Vous permet de convertir les prospects sélectionner vers un autre modules.
• Delete customers
• Recycle customers: Si vous êtes administrateur, cette option s'affichera et vous permettra de "remettre a zéro" un prospect. Elle effacera, tous les commentaires, événements, etc... s'y rapportant.
• Export to CSV/JSON: Vous permet d'exporter/ de télécharger les prospects sélectionnés au format souhaité.
• Assign to: Vous permet d'assigner les prospects sélectionnés a un autre utilisateur.
• Tags: Permet d'assigner un ou plusieurs tags a plusieurs prospects

A savoir que seul les actions "Assign to" et "Tags" sont lies au bouton "Submit" permettant d'enregistrer vos modifications.

Si vous avez créer plusieurs modules, vous pourrez visualiser vos prospects par type en cliquant sur l'un d'entre dans le menu de sélection situe au dessus du tableau:

Pour finir, si vous souhaiter créer un nouveau prospect, cliquez sur le bouton "Add new customer" et remplissez les champs associés.

Import (Prospects)

Cette section vous permet a partir d'un fichier CSV/XLSX, d'importer rapidement plusieurs prospects dans votre système.

Pour procéder, il faut sélectionner un utilisateur (auquel sera attribué les prospects téléversés), le module a associer a ces nouveaux prospects, et si vous le souhaiter un ou plusieurs tags a associer au prospects téléversés.

Si votre tableau contient des champs de type "numéro de téléphone", vous pouvez spécifier si ces derniers doivent être formater au format internationale avant d’être inséré dans la base de donnée en cliquant l'option "Apply auto country code".

Il vous faudra ensuite sélectionner le fichier contenant les informations de vos prospect a l'aide du bouton "Select File". Si c'est un fichier CSV, il vous sera d'abord demander quel séparateur est utilise pour séparer les éléments de votre fichiers. Ensuite, que vous téléversiez un fichier CSV ou XLSX, il vous sera demandé si votre fichier comporte des entêtes:

Une fenêtre apparaîtra alors, affichant les 5 premiers éléments de chaque colonnes de votre tableau, ainsi qu'en entête un sélecteur vous permettant de faire correspondre chaque colonne de votre tableau avec l'un des champs du module précédemment sélectionné.

A partir de la, le processus d'import débutera. Le système vous notifiera lorsque celui ci se terminera. Vous pourrez voir le compte rendu de l'import dans la sous section "History":

Templates

Cette section vous permet de créer/gérer vos modèles email/SMS, que vous pourrez utiliser ensuite pour communiquer avec vos prospects ou effectuer des rappels d’événements, etc...

Dans chaque section, vous pouvez commencer la création d'un nouveau modèle en appuyant sur le bouton "Add email/SMS template". Vous arriverez alors sur le formulaire vous permettant de spécifier les paramètres de votre template.

Pour ce qui est des modèles d'email, vous avez la possibilité de spécifier une ou plusieurs adresses email a ajouter en CC ou BCC ( a séparer par des virgules ).

A savoir également que le corps des messages pour SMS est limité a 160 caractères.

Mise a part ce détail, les templates d'email et de SMS se paramètrent de la même manière. Il vous faudra définir un titre pour le designer et choisir a quel module il se rapporte (dans la mesure ou les variables d'un prospects peuvent différer d'un module a un autre).

Ensuite vient le corps du modèle dans lequel vous écrivez le message a envoyer. Dans celui-ci, vous avez la possibilité d’insérer des variables se rapportant a vos prospects afin qu'elle soit automatiquement extraite a chaque envoi.

Pour ce faire, placez le curseur a l'endroit ou vous souhaitez insérer la variable, et cliquez sur le bouton "Paste" correspondant a celle que vous souhaitez copier dans le corps du message.

Calendar

Ici vous pourrez visualiser tous les événements que vous aurez programmer.Si vous êtes un administrateur, vous pourrez y voir et gérer également tous les événements créer/attribuer a vos collaborateurs.

Afin de créer un nouvel événement, il suffit de cliquer sur une date du calendrier et sur "Add events". Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, et vous pourrez remplir tous les renseignements s'y rapportant.

Si vous souhaiter recevoir un rappel avant votre rendez-vous, vous pouvez cliquer sur l'option "Activate Notification". De nouvel options apparaîtrons; vous pourrez y spécifier le template a utiliser pour envoyer cette notification, l'adresse email a notifier (si vous ne souhaitez pas utiliser l'email de utilisateur a qui cet événement est assigné), et également combien de temps avant l'événement vous souhaitez recevoir cette notification (Notification start).

Note importante: Si vous ne spécifiez par de template a utiliser pour envoyer ce rappel, le système n'enverra une notification que par l’intermédiaire du CRM.

Dans toute les vues du calendrier, vous avez la possibilité de transférer un événement a une autre date/heure en maintenant votre clique droit sur la carte de ce dernier et en le glissant a une autre date/heure du calendrier.

Quotations ( Devis )

Dans cette section vous pourrez ajouter et gérer vos devis.

Note Importante: Si c'est votre premier utilisation du CRM, il vous sera demandé de créer au moins une monnaie (currency), une taxe et un produit (product) associe a la monnaie précédente, afin de pouvoir créer un devis.

Cette section est composé de 4 parties:

• Quotations
• Currencies (Ici vous pourrez ajouter de nouvelles devises dans votre système, a associer ensuite aux tarifs de vos produits)
• Taxes (Ici vous pourrez ajouter de nouvelles taxes que vous pourrez ensuite sélectionner dans vos devis)
• Products

Quotations

Lors de la création d'un devis, mise a part les champs "lambda" vous devez impérativement renseigner/sélectionner une devise (currency) afin que le système sache quels produits vous pouvez insérer dans votre quotation (et accessoirement dans quel devise formuler le devis).

Une fois les champs "généraux" remplis, il vous suffit d'ajouter tous les produits que vous souhaitez insérer dans votre devis (en utilisant le bouton "Add product").

Products

Lors de la création d'un produit, vous avez la possibilité de définir son prix dans plusieurs devises, grâce au bouton "Add currency".

Si vous le souhaitez, vous pouvez également demander au système de convertir automatiquement le prix de référence (le premier défini) pour les autre devises en cliquant sur "Conversion Auto."

Settings

Ici vous pourrez gérer les aspects "généraux" de la partie CRM du système. Elle est divisée en 5 sous-sections:

• Modules
• Custom fields
• Custom statuses (Vous permet de créer de nouveau statuts pour vos prospects en plus des statuts défini par défaut - qui sont immuables - )
• Calendar events (Vous permet de modifier la couleur des types d’événements visible dans votre calendrier et dans votre tableau de bord)
• Tags (Vous permet de créer de nouveau tags a associer a vos prospects)

Modules

Les modules sont des types de prospect. L’intérêt des modules et de vous laisser toute latitude pour créer les types de données et variables qui répondent le mieux a vos besoins.

Par défaut, le système possèdent le type de prospect "Lead" qui contient les variables "immuables" suivantes:

A présent, si vous souhaitez créer un nouveau module, il vous suffit de cliquer sur "Add modules", de sélectionner les champs que vous souhaitez lui associer et d'appuyer sur "Save":

Custom fields

Les champ "custom" vous permettes de créer de nouveau a associer a vos modules (prospect).

Voici le formulaire vous permettant de créer un nouveau champ "custom":

• Required: Si cette option est cochée, lorsque vous téléverserez des prospects avec le module d'import ou lorsque vous en créerez manuellement, si cette variable n'est pas renseignée le prospect ne sera pas créer.
• Hidden: Si cette option est cochée, cette variable ne sera visible ni sur les vues simples, ni sur les formulaires d’éditions des prospects liée a cette variable.
• Main Field: Si cette option est cochée, les prospects associe a cette variable seront designer par elle. Exemple: Si mes champs principaux sont "First_name" et "Last_name" et que leurs valeurs sont respectivement "John" et "Doe", alors le prospect sera défini par la chaîne de caractère "John Doe". Important: On ne peut avoir plus de deux variables "Main Field" et les variables "Main Field" par défaut sont "First_name" et "Last_name".
• Field Type: Ici vous déterminez le type de variable que vous voulez créer. (A savoir qu'en fonction du type de variable choisi, le type des entrées et donc leur "contraintes" seront différentes. Exemple: Un champ "number" ne peut contenir que des chiffres, etc...)